A continuación, explicamos la descripción, el proceso y la arquitectura del sistema informático – SIGE.
I.- DESCRIPCION DEL SISTEMA INFORMATICO – SIGE:
Es un sistema informático integrado que gestiona los procesos de los expedientes externos e internos de cualquier Institución del Estado Peruano.
Los expedientes externos se originan cuando un administrado ingresa un expediente a la mesa de partes única de la Institución, este expediente es registrado por el personal de la unidad orgánica de tramite documentario, escaneando y validando la documentación del expediente para posteriormente proceder a la entrega del cargo al administrado donde se indica el número y respectivo código QR; el cual le permitirá hacer el seguimiento del expediente en el tiempo.
Los expedientes externos están subdivididos en Expedientes TUPA (Texto Único de Procedimientos Administrativos) y los expedientes NO-TUPA; los primeros tienen un procedimiento a seguir, las unidades orgánicas involucradas, el rol del proceso con relación al expediente y el tiempo que tiene el funcionario para atender y derivar el expediente con la respectiva acción a realizar.
El sistema informático SIGE gestiona todo el procedimiento de los Expedientes TUPA.
Los Expedientes Internos son originados por los usuarios de las diferentes unidades orgánicas de la Institución, de la misma forma que un expediente externo toda la documentación adjunta del expediente interno debe se escaneada para posteriormente derivarla a la unidad orgánica correspondiente.
Los tipos de expedientes externos e internos deben estar registrados en un archivo llamado: Tipo de Expediente.
El sistema informático gestiona el seguimiento de los expedientes externos como internos generando la siguiente información transaccional:
- Flujograma a nivel de unidad orgánica, funcionario, tiempos y acciones del Expediente.
- ¿Qué unidad orgánica y funcionario tiene el Expediente?
- ¿Qué tiempo tiene el expediente y que tiempo le queda al funcionario para atender el expediente?
- Relación tiempo funcionario vs procedimiento TUPA: Hace un comparativo de tiempos del expediente en la unidad orgánica con relación a lo indicado y explicado en el TUPA.
El administrado puede hacer un seguimiento de su expediente escaneando el código QR desde cualquier equipo informático con salida a internet, además, recibe correos electrónicos del seguimiento y finalización del expediente. La idea es que el administrado no visite la institución para averiguar: ¿Quién tiene el expediente?
El sistema informático SIGE, genera la siguiente estadística:
Información por unidad orgánica y funcionario con relación a:
- Expedientes recibidos.
- Expedientes atendidos y derivados: Indicando tiempos de atención.
- Expedientes archivados, además de toda la información relacionada a la trazabilidad de los expedientes.
Esta información puede ser generada por rango de fechas o mes a mes, no solo a nivel de reportes de información sino también a nivel de tableros de mando; utilizando para ello herramientas de software de Inteligencia de Negocios – BI.
El sistema Informático de gestión de expedientes a nivel nacional SIGE, podría ser usado por todas las entidades del Estado Peruano.
II.- PROCESO GENERAL DEL SISTEMA INFORMATICO -SIGE:
El proceso del sistema informático es el siguiente:
Esta información puede ser generada por rango de fechas o mes a mes, no solo a nivel de reportes de información sino también a nivel de tableros de mando; utilizando para ello herramientas de software de Inteligencia de Negocios – BI.
El sistema Informático de gestión de expedientes a nivel nacional SIGE, podría ser usado por todas las entidades del Estado Peruano. II.- PROCESO GENERAL DEL SISTEMA INFORMATICO -SIGE:
El proceso del sistema informático es el siguiente:
- Las entidades involucradas son: Administrado, Mesa de Partes o Tramite Documentario y el funcionario de la unidad orgánica de la institución.
- Todo el Proceso es Digitalizado, toda la documentación es escaneada de los expedientes externos como internos de la institución, de tal forma que implementemos una política de CERO PAPELES.
III. ARQUITECTURA DEL SISTEMA INFORMATICO – SIGE:
- El sistema informático está en plataforma web y puede ser acezado desde cualquier equipo informático con salida a internet.
- Puede ser usado por todas las instituciones del Estado Peruano.
- Gestiona toda la trazabilidad en tiempo real de los expedientes externos e internos de la institución, generando estadística de todo el proceso del expediente.
- El administrado recibe correos electrónicos de la secuencia y culminación del expediente.
Es muy importante la implementación de Sistemas Informáticos Integrados en el Estado Peruano, ayudarían mucho a bajar los niveles de corrupción que tanto nos afecta en la actualidad.