A continuación, explicamos la descripción, el proceso y la arquitectura del sistema informático de gestión de visitas:
I.- DESCRIPCION DEL SISTEMA INFORMATICO – GESTION DE VISITAS:
El sistema informático integrado de gestión las visitas, permite el registro del ingreso y salida de las personas que por algún motivo visitan a un funcionario de una institución del Estado Peruano.
Es gestionado por el personal de control de visitas de una institución pública; para lo cual se solicita el DNI al visitante y el sistema valida el número del DNI con la base de datos de RENIEC. En algunos casos de no contar con el DNI, la validación será con el número de Pasaporte y con la base de datos de INTERPOL, mayormente para el personal extranjero.
Una vez validada la autenticidad del documento de identidad por un tema de seguridad también se valida el número del DNI con la base de datos de requisitorias de la Policía Nacional del Perú.
Después de realizar las validaciones mencionadas se procede a ingresar los datos del visitante, el motivo de la visita, el funcionario visitado, la hora de ingreso, observaciones adicionales y la respectiva hora de salida cuando el visitante se retira de las instalaciones de la institución. Además, se procede a registrar el número de placa y características del vehículo del visitante.
El sistema informático de gestión de visitas permite:
- Llevar un registro de los funcionarios visitados y los motivos de visitas como además los tiempos que el visitante permaneció en las instalaciones de la institución pública.
- Que un funcionario pueda registrar la visita de una persona, indicando los datos como DNI, motivo y hora de ingreso, esto permitirá que el ingreso del visitante sea mas efectivo.
- La interoperabilidad interna con el sistema de recursos humanos y la interoperabilidad externa con otras instituciones; por ejemplo, el poder judicial para poder saber el tiempo real las visitas realizadas a un funcionario en proceso de investigación.
Es muy importante y estratégico que este sistema sea implementado en todas las instituciones del Estado. Esta desarrollado en plataforma Web.
El sistema informático de gestión de visitas genera la siguiente información:
- Relación de unidades orgánicas y funcionarios visitados por rangos de fechas y mes a mes; acumulado en horas los tiempos de visitas.
- Relación de visitantes, indicado los motivos de las visitas, relación de funcionarios y tiempo de las visitas por rango de fechas y mes a mes.
- Relación de motivos de visitas por unidad orgánica y funcionario.
- Otros reportes relacionados a la gestión de visitas a la institución pública.
II.- PROCESO GENERAL DEL SISTEMA INFORMATICO DE GESTION DE VISITAS:
El proceso del sistema informático es el siguiente:
Las entidades involucradas en el sistema de gestión de visitas son: Visitante – Control de Visitas y funcionario y unidad orgánica.
El proceso indica la gestión de visitas al funcionario, donde queda registrado: Las personas que realizan la visita, el motivo, la hora de ingreso y salida, como además los datos del funcionario visitado y la unidad orgánica a la que pertenece.
III. ARQUITECTURA DEL SISTEMA INFORMATICO DE GESTION DE VISITAS:
- El sistema informático está en plataforma web y puede ser acezado desde cualquier equipo informático con salida a internet.
- Puede ser usado por todas las instituciones públicas.
- Gestiona toda la trazabilidad en tiempo real de las visitas realizadas a los funcionarios de las diferentes unidades orgánicas de las instituciones.
- Cumple con la Interoperabilidad externa, de tal forma que puede integrarse a otros sistemas de otras instituciones públicas.
Es muy importante la implementación de Sistemas Informáticos Integrados en el Estado Peruano, ayudarían mucho a bajar los niveles de corrupción que tanto nos afecta en la actualidad.